Электронные экспедиторские документы с 1 сентября 2026 года

13 мая мы подробно разбирали, как устроен реестр экспедиторов «ГосЛог», кто обязан в него включаться и какие штрафы предусмотрены за работу без регистрации.

С тех пор появились новые официальные разъяснения, а центр внимания сместился с самой регистрации на электронные документы. С 1 сентября 2026 года поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки должны оформляться через цифровой контур. Ниже — только обновления и практические действия, без повторного пересказа устройства «ГосЛога».

Что изменилось после 13 мая: главное

Изменение	Что это означает на практике
Закончился переходный срок	Действующие экспедиторы должны были подать уведомление до 30 апреля 2026 года.
Разъяснены задержки регистрации	Своевременно подавшая достоверные сведения компания не должна отвечать за задержку, возникшую на стороне государственных систем.
ФНС уточнила налоговые последствия	Временное отсутствие записи не означает автоматического отказа клиенту в расходах и вычете НДС, если подача уведомления подтверждена.
Утверждены форматы документов	Определена структура электронного поручения экспедитору, экспедиторской и складской расписок.
Определены исключения для бумаги	Бумажное оформление сохранено только для отдельных объективных ситуаций.
Подтверждён срок запуска	Обязательный переход на электронные перевозочные и экспедиторские документы начинается 1 сентября 2026 года.

Главный сдвиг: весной рынок решал задачу включения в реестр. Теперь ключевой вопрос — сможет ли компания без остановки перевозки создать, подписать, передать и исправить электронные документы.

Central Trans

Что делать, если уведомление подано, но записи в реестре нет

При запуске реестра часть компаний столкнулась с высокой нагрузкой на государственные сервисы и задержками обработки уведомлений. Минтранс подтвердил: отсутствие записи само по себе не должно приводить к ответственности, если экспедитор выполнил свою обязанность вовремя.

Защита действует при одновременном соблюдении условий

• уведомление подано не позднее 30 апреля 2026 года;
• указаны полные и достоверные сведения;
• дата и время подачи подтверждены документально;
• задержка возникла по причинам, не зависящим от заявителя.

Не распространяется: на компании, которые не подали уведомление, направили его после установленного срока или указали заведомо недостоверные либо неполные сведения.

Central Trans

Подтверждение с Госуслуг, в котором зафиксированы дата и время приёма, необходимо сохранить. В общем случае Ространснадзор должен зарегистрировать уведомление не позднее семи рабочих дней после подачи.

Разъяснение Минтранса от 30 апреля 2026 года

Возникают ли у клиента проблемы с расходами и НДС

ФНС сообщила Минтрансу, что временное отсутствие сведений об экспедиторе в реестре не должно автоматически лишать клиента права учитывать расходы или принимать НДС к вычету. Условие — экспедитор своевременно подал уведомление и не был включён по независящим от него причинам.

Что оценивается: доказательства своевременной подачи, реальность хозяйственной операции и комплект подтверждающих документов, а не только наличие записи в реестре на конкретную дату.

Central Trans

Что запросить у экспедитора, пока запись не появилась:

• подтверждение даты и времени подачи уведомления;
• договор транспортной экспедиции;
• документы, подтверждающие фактическое оказание услуг;
• пояснение о причине отсутствия записи и отсутствии решения об отказе.

Важно: позиция ФНС защищает добросовестную ситуацию с технической задержкой. Она не делает необязательной регистрацию и не снимает риски работы с компанией, которая уведомление не подавала.

Central Trans

Информация Минтранса о позиции ФНС

Какие экспедиторские документы станут электронными

ФНС утвердила форматы трёх документов, используемых при исполнении договора транспортной экспедиции.

Документ 01	Документ 02	Документ 03
Поручение экспедитору	Экспедиторская расписка	Складская расписка
Определяет перечень и условия транспортно-экспедиционных услуг, которые клиент поручает выполнить экспедитору.	Подтверждает принятие экспедитором груза от клиента для организации перевозки.	Подтверждает принятие груза от клиента на складское хранение.

Обычного PDF недостаточно. Электронный документ должен соответствовать утверждённому формату ФНС и пройти установленный обмен через оператора ИС ЭПД.

Central Trans

Приказ ФНС России от 28 апреля 2026 года № ЕД-1-26/277@

Как будет проходить обмен через ГИС ЭПД

1. Создание документа
   Участник формирует документ в своей учётной системе или личном кабинете оператора.
2. Подписание
   Документ подписывает уполномоченное лицо электронной подписью.
3. Передача участникам
   Оператор ИС ЭПД обеспечивает обмен между клиентом, экспедитором и другими участниками.
4. Направление сведений в ГИС ЭПД
   Данные документа поступают в государственную информационную систему.
5. Дополнение и завершение
   Участники подписывают или дополняют документ в соответствии со своей ролью.

«ГосЛог»	ГИС ЭПД
В его контуре ведётся реестр уведомлений и подтверждается официальный статус экспедитора.	В систему направляются сведения об электронных документах по конкретным перевозкам.

Связь систем: экспедитор, не включённый в реестр, не может выступать экспедитором в электронных экспедиторских документах, оформляемых по правилам 140-ФЗ.

Central Trans

Правила обмена и направления документов в ГИС ЭПД 

Когда экспедиторские документы можно оформить на бумаге

Минтранс предусмотрел три группы ситуаций, когда электронный формат не является обязательным.

Исключение 01	Исключение 02	Исключение 03
Личные нужды физлица	Форс-мажор	Иностранный клиент
Услуги оказываются физическому лицу и не связаны с предпринимательской деятельностью.	У клиента или экспедитора объективно отсутствует техническая возможность оформить цифровой документ.	Клиентом является иностранное юридическое или физическое лицо.

Не является исключением: отсутствие договора с оператором, неподготовленная 1С, неоформленная подпись сотрудника или решение компании «пока поработать по-старому».

Central Trans

Официальное сообщение Минтранса об исключениях 

Что означает переходный контроль до 1 марта 2027 года

10 июля Минтранс сообщил, что при предъявлении бумажного документа вместо обязательного электронного в первые шесть месяцев инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением.

Это не перенос срока. Обязанность оформлять электронные перевозочные и экспедиторские документы возникает 1 сентября 2026 года. До марта обозначен более мягкий подход к контролю, а не разрешение продолжать обычную работу на бумаге.

Central Trans

Параллельно ведомство продолжает готовить методические рекомендации и разъяснения по сложным сценариям: замене перевозчика, изменению маршрута, переадресации и восстановлению документов после технического сбоя.

Итоги совещания Минтранса от 10 июля 2026 года 

Чек-лист экспедитора до 1 сентября

1. Проверить запись в реестре. Сверить реквизиты, виды услуг и актуальность опубликованных сведений.

2. Выбрать оператора ИС ЭПД. Проверить поддержку экспедиторских документов, роуминга и интеграции с вашей системой.

3. Назначить ответственных. Определить, кто создаёт, подписывает, контролирует и исправляет каждый документ.

4. Оформить подписи и доверенности. Полномочия сотрудников должны соответствовать выполняемым действиям.

5. Настроить учётную систему. Решить, будет ли работа вестись в кабинете оператора или через интеграцию с 1С, CRM либо ERP.

6. Провести тестовый цикл. Проверить создание, подписание, обмен, исправление и завершение документа.

7. Согласовать процесс с клиентами. Даже готовый экспедитор не завершит обмен, если другая сторона не назначила подписанта или не подключилась к оператору.

Практический приоритет: сначала выстроить роли и последовательность действий, затем автоматизировать. Подключение сервиса само по себе не устраняет разрывы в процессе.

Central Trans

Планируете перевозки после 1 сентября?

До заключения договора стоит проверить не только запись экспедитора в реестре, но и готовность сторон обмениваться обязательными электронными документами.

Что должен проверить грузоотправитель

После 1 сентября одной проверки реквизитов и записи в реестре будет недостаточно. Необходимо понять, способен ли партнёр провести конкретную перевозку через электронный документооборот.

1. Есть ли экспедитор в реестре и совпадают ли ИНН, ОГРН и наименование.

2. Кто формирует поручение экспедитору и на каком этапе оно подписывается.

3. Через какого оператора проходит обмен и поддерживается ли роуминг.

4. Кто подписывает документы со стороны клиента и оформлена ли доверенность.

5. Как исправляются ошибки в реквизитах, грузе и участниках перевозки.

6. Что происходит при замене сотрудника, перевозчика или маршрута.

7. Как стороны действуют при техническом сбое и кто фиксирует его обстоятельства.

8. В какой момент документ считается завершённым и доступным для бухгалтерии.

Главный критерий: проверять нужно не наличие отдельного кабинета или программы, а готовность всей цепочки выполнить свои действия в нужной последовательности.

Central Trans

Частые вопросы

Какие экспедиторские документы станут электронными?

Поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка. Форматы утверждены приказом ФНС России № ЕД-1-26/277@.

Можно ли после 1 сентября оформить экспедиторскую расписку на бумаге?

Только в предусмотренных Минтрансом случаях: личные нужды физлица, техническая невозможность из-за форс-мажора или иностранный клиент.

Можно ли отправить подписанный PDF по электронной почте?

Нет. Документ должен соответствовать утверждённому формату и передаваться через оператора ИС ЭПД с направлением сведений в ГИС ЭПД.

Что делать, если уведомление подано вовремя, но записи ещё нет?

Сохранить подтверждение даты и времени подачи и проверить отсутствие решения об отказе. При задержке не по вине заявителя Минтранс допускает неприменение ответственности.

Перенесли ли обязательный переход до марта 2027 года?

Нет. Обязанность возникает 1 сентября 2026 года. До 1 марта 2027 года обозначен переходный подход к контролю с устным предупреждением вместо наказания за предъявление бумаги.

Официальные источники

1. Минтранс: задержки при включении в реестр экспедиторов.
2. Минтранс: позиция ФНС по расходам и вычету НДС.
3. ФНС: форматы электронных экспедиторских документов.
4. Минтранс: правила обмена и направления документов в ГИС ЭПД.
5. Минтранс: случаи оформления экспедиторских документов на бумаге.
6. Минтранс: переход на обязательные ЭПД и контроль до 1 марта 2027 года.
7. Часто задаваемые вопросы Минтранса по реестру экспедиторов.

Central Trans — в реестре экспедиторов

Мы работаем в официальном правовом контуре и отслеживаем требования к электронным перевозочным документам. При организации перевозки заранее согласуем с клиентом порядок оформления и обмена обязательными документами.